Regionaal Archief ondertekent contract met softwarebedrijf Picturae.

Maandag 16 april ondertekenden het Regionaal Archief Alkmaar, softwarebedrijf Picturae uit Heiloo en burgemeester Bruinooge (voorzitter van het Algemeen Bestuur van het Archief) een contract in het Alkmaarse gemeentehuis. Daarin is vastgelegd dat Picturae en het Regionaal Archief samen gaan werken aan een e-depot. Dat is een voorziening voor het langdurig bewaren, beheren en beschikbaar stellen van digitale archieven. Die digitale informatie moet ook in de toekomst te bekijken zijn, wanneer de huidige bestandsformaten en informatiedragers al lang zijn verouderd.

Het Regionaal Archief beheert al de papieren archieven uit de regio, waaronder documenten uit de veertiende eeuw zoals het stadsrecht van Alkmaar uit 1325. Die archiefstukken worden dus al bijna 700 jaar bewaard en kunnen nu nog gebruikt worden. Archieven die nu gevormd worden, zijn grotendeels digitaal. Ook die moeten over 700 jaar nog te gebruiken zijn.

Gemeenten zijn wettelijk verplicht hun informatie goed te beheren. Een deel van die (tegenwoordig vaak digitale) informatie moet zelfs voor altijd worden bewaard. Het is dus van belang dat de opslag van digitaal archief goed geregeld wordt. Dit is de taak van het Regionaal Archief. Daarom wordt er nu een e-depot ontwikkeld, een systeem dat ervoor zorgt dat de informatie altijd kan worden geopend, gelezen en begrepen. Ook in de digitale wereld moet er een origineel document blijven bestaan, waaraan niet zomaar iets veranderd kan worden. Alleen op deze manier is de toekomst van de informatie van vandaag gewaarborgd.

In het e-depot van het Regionaal Archief moet het archief uit tien gemeenten worden bewaard, zowel van de overheid als van particulieren. Het streven is om per 2021 alle betrokken overheden in werkgebied van het Regionaal Archief aangesloten te hebben op het e-depot. Het ondertekenen van het contract met Picturae was daartoe een belangrijke stap. Daarnaast werkt het Regionaal Archief nauw samen met de aangesloten gemeenten, om te zorgen dat de informatie die daar wordt gevormd goed in het e-depot kan worden opgeslagen.

Twee gemeenten uit het werkgebied van het Regionaal Archief, Alkmaar en Den Helder, zijn al bezig met de voorbereidingen voor een aansluiting op het e-depot in 2018. Vervolgens sluiten ook de andere gemeenten en overheidsorganisaties aan. Het werkgebied van Archief beslaat de gemeenten Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Heerhugowaard, Heiloo, Hollands Kroon, Langedijk, Schagen en Texel.

Foto: Regionaal Archief