Vanaf 1 april worden alle papieren documenten die bij ons binnenkomen gedigitaliseerd en alleen nog digitaal bewaard.

Het papieren exemplaar wordt vernietigd. Dat heeft het college onlangs besloten. Het digitaliseren van papieren documenten verbetert de kwaliteit van onze dienstverlening omdat deze sneller en locatieonafhankelijk kan plaatsvinden. Ook is het efficiënter omdat er geen sprake meer is van dubbele opslag (nu nog digitaal én fysiek), en als gevolg van digitale opslag er minder kantoorruimte in beslag wordt genomen.

Toewerken naar volledig digitaal

Het vervangingsproces van papier naar digitaal is een onderdeel van een groter geheel. Er worden in 2016 meer stappen gezet om een digitale papierloze organisatie te realiseren. Zo worden een groot deel van onze brieven sinds januari niet meer voorzien van een handtekening. Ook worden vanaf dit jaar de gemeentelijke aanslagen alleen nog digitaal verzonden aan inwoners die aangesloten zijn bij Mijn Overheid. Daarnaast kunnen er steeds meer zaken digitaal geregeld worden via www.hollandskroon.nl. Denk aan een aanvraag evenementenvergunning, bouwvergunningen, uittreksel aanvragen of een verhuizing doorgeven.

Digitaliseren volgens strikte regels

Het digitaliseren gaat volgens strikte regels die zijn opgenomen in het ‘Handboek vervanging analoge archiefbescheiden door digitale reproducties’. Het besluit geldt voor zowel permanent te bewaren stukken, als voor de vervanging van op termijn te vernietigen documenten. De digitale documenten worden daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Met dit besluit kan de gemeente de informatiehuishouding volledig digitaal inrichten.